Nood aan verandering
Grafica is een marketingbureau dat strategie & creativiteit samenbrengt. De keuze om over te stappen naar een ander systeem kwam niet uit de lucht vallen; Grafica merkte dat hun huidige software niet langer voldeed aan hun behoeften.
Omdat er geen updates en geen nieuwe functionaliteiten werden uitgebracht, was het noodzaak om een software te vinden die aansloot op de wensen en voldoet aan de regelgeving. Zo moeten Belgische bedrijven in 2026 verplicht facturen via het Peppol-netwerk versturen, iets waar de bestaande oplossing niet op berekend was.
Daarnaast kostte de software veel tijd om mee te werken. Bij elke job moesten apart uren ingegeven worden en informatie stond verspreid over verschillende pagina's. Collega's moesten in hun agenda het laatste kwartier van de dag vrijhouden om tijd te registreren voor werk werk dat ze hadden uitgevoerd.
Op zoek naar een betrouwbare software
Grafica wilde een modern systeem dat meegroeit met hun business, flexibel werkt en efficiëntie brengt in hun administratie. Ze gingen op zoek naar alternatieven en overwogen onder andere Odoo en een kleiner, minder uitgebreid softwarepakket. Uiteindelijk sloot Odoo niet volledig aan. Het kleinere pakket bleek niet uitgebreid genoeg om aan de financiële eisen te voldoen. Na gesprekken met andere bedrijven die Teamleader Focus gebruikten, kwam er een positief beeld naar voren:
“We hoorden dat Teamleader een heel vlot systeem was en wie we spraken had er alleen maar positieve dingen over te vertellen.”
Teamleader Focus: de work management software die uitblinkt
Uiteindelijk heeft Grafica gekozen om Teamleader Focus te bekijken en dit bleek een geweldig goede match te zijn. Een belangrijke verandering is dat alles nu in één systeem zit. Maar dat is niet het enige, de voordelen van Teamleader Focus zijn volgens Grafica:
- Makkelijkere tijdregistratie: In de vorige software moesten we per job de uren apart ingeven. Nu kunnen we gewoon aan het einde van de dag of week met één klik onze planning omzetten naar een timesheet. Dat scheelt enorm veel tijd en gedoe.
- Planning, CRM en facuratie in één systeem: We hebben Outlook bijna niet meer nodig. Agenda, planning, CRM – alles zit in één systeem, wat het veel makkelijker maakt om overzicht te houden.
- Van offerte naar project zonder dubbele input: We kunnen nu al een project aanmaken, terwijl de offerte nog in behandeling is. Zodra de offerte goedgekeurd wordt, koppelen we deze gewoon aan het project. De artikellijnen uit de offerte worden automatisch vertaald naar projectlijnen, waardoor we meteen kunnen plannen, opvolgen en factureren.
- Een duidelijk overzicht van Deals: Ook zijn we zeer tevreden met het pipeline-overzicht van Deals, waarmee er altijd een overzicht is van de deals en in welke fase deze zitten.
- Efficiëntere facturatie en automatische herinneringen: De eerste betalingsherinneringen worden nu automatisch verstuurd. Dat scheelt enorm veel tijd op boekhoudkundig vlak.
- Digitale ondertekening van offertes: Online de offertes versturen en laten tekenen is ook heel tof. Het is zeer professioneel naar klanten toe en voor ons ook; we hebben nu iets in onze software zitten dat mooi getekend is. We sturen de offertes via mail vanuit het systeem en zetten dan vaak in bijlage een drukproef. Die bijlage zit meteen in het systeem en dat scheelt weer een stap.
- Online betalen van facturen: Ik zie dat er vlot betalingen binnenkomen. We hebben Mollie geactiveerd en kunnen hiermee online betaalopties beschikbaar maken voor onze klanten die de factuur onmiddellijk kunnen betalen.
Hoe is de overgang van naar Teamleader Focus verlopen?
Voor het migreren van data naar Teamleader Focus hebben wij een maatwerk koppeling gebouwd. Deze kon de gegevens van relaties en jobs ophalen en als contacten, bedrijven en projecten in Teamleader Focus importeren. Een stevige klus, omdat een integratie altijd met de nodige uitdagingen komt. Hoe Grafica de overstap zelf heeft ervaren?
”Het overstappen was eigenlijk ook niet moeilijk, we zijn vlug omgeschakeld. We hebben geen chaos meegemaakt, of het idee gehad dat het in het honderd ging lopen. We zijn met Operative op tijd begonnen om zaken over te zetten. En zeker als je van minder naar beter gaat, is dat altijd een fijne overstap.”
Hoewel Teamleader beschikt over een uitstekende support en een uitgebreid support centrum vol artikelen en video's, is het volgens Griet belangrijk om een implementatietraject te volgen:
”Ik denk dat je toch een basisuitleg nodig hebt als je met Teamleader begint. Je kunt alles zelf uitzoeken, maar je gaat er gewoon 10 keer zo lang mee bezig zijn en je leergeld betalen door constant fouten te maken.”
Ben je op zoek naar ondersteuning, uitleg of implementatie van Teamleader Focus? Neem contact met ons op.
Waarom is Teamleader Focus de juiste oplossing voor Grafica?
Op deze vraag geeft zaakvoerder Leen mooi antwoord door te concluderen:
”Teamleader Focus is fijne software om mee te werken, gewoon visueel al. Het is mooier, moderner en intuïtiever. Alles zit er in maar het is niet zo veel dat je niet weet waar je eerst moet beginnen. Het is overzichtelijk in wat de mogelijkheden zijn maar de collega’s zijn ook niet overweldigd. Het is behapbaar voor iedereen en zeer intuïtief. We hebben het gevoel dat we goed zitten voor de komende jaren.”
