Tickets in Teamleader Focus via een webformulier of Typeform

Teamleader Focus helpt je slimmer en efficiënter te werken. Een voorbeeld daarvan is de Centrale Inbox, een module waarin je tickets kunt ontvangen en beantwoorden. De module wordt onder andere gebruikt voor supporttickets, reparatie-aanvragen of bestellingen. Met de nieuwe endpoints voor Tickets in de API van Teamleader Focus, kunnen externe systemen aan de Centrale Inbox gekoppeld worden.

Hiervoor gebruiken we Make, een automatiseringsplatform met eindeloze mogelijkheden. De scenario's die worden besproken kun je activeren in het gratis abonnement van Make, deze oplossing is dus kosteloos!

‍

Een webformulier koppelen aan de Centrale Inbox

Een maatwerk webformulier is door je webdeveloper gebouwd op basis van jouw behoeften. Dit is een formulier dat volledig in de website is gecodeerd. De antwoorden van de velden worden vanuit het websysteem naar jou of een gekoppeld systeem gestuurd. Dit gebeurt in veel gevallen via een zogenaamd HTTP POST request, een veilige manier om data van een locatie op het web naar een andere locatie te sturen. Locatie A is de webpagina waar het formulier bestaat. We kunnen de Centrale Inbox in Teamleader Focus gebruiken als locatie B, door de HTTP request op te vangen in Make.

In dit geval hebben we een eenvoudig testformulier gemaakt op onze website. We kunnen veel meer met dit formulier, zoals het toevoegen van een reCAPTCHA voor veiligheid, het uploaden van bestanden (die we vervolgens ook in Teamleader Focus kunnen toevoegen), custom fields en meer. Ons formulier ziet er zo uit:

In Make hebben we een relatief simpel scenario uitgewerkt wat 4 stappen vervult:

1. We vangen de gegevens op uit het formulier.
2. Er wordt meteen een contact aangemaakt.
3. Er wordt een ticket aangemaakt en gelinkt aan het contact uit stap 2.
4. Het bericht dat in het formulier is ingevuld, wordt als ontvangen bericht in het ticket geplaatst.

De eerste stap bestaat dus uit het opvangen en identificeren van de gegevens. De tweede stap is het toevoegen van het contact aan Teamleader Focus, dit kun je doen met de 'Create a Contact' module in Make. Omdat de Ticket endpoints relatief nieuw zijn, bestaan hier in Make nog geen standaard modules voor die je kunt kiezen. Voor stappen drie en vier gebruik je dus de 'Make An API Call' module. In Make ziet het scenario er zo uit:

Het scenario in Make start automatisch zodra het formulier is ingevuld. In ons geval is dit het resultaat. Vanuit het ticket kunnen we vervolgens de klant verder helpen met zijn vraag.

‍

Typeform koppelen aan de Centrale Inbox

Voor het koppelen van Typeform gebruiken we grotendeels dezelfde stappen als in het vorige scenario. Maar wat Typeform speciaal maakt, is de mogelijkheid tot het toevoegen van logica. Je kunt het formulier tot leven brengen door verschillende paden die worden gevolgd op basis van eerder gegeven antwoorden. En deze antwoorden zien we ook graag terug in het ticket.

In aanvulling op het vorige scenario, vullen we via Typeform ook twee custom fields in. Dit zijn:

• Model
• Aankoopdatum

In Make volgen we dus dezelfde stappen:

1. We vangen de gegevens op uit het Typeform.
2. Er wordt meteen een contact aangemaakt.
3. Er wordt een ticket aangemaakt en gelinkt aan het contact uit stap 2.
4. Het bericht dat in de laatste vraag van de Typeform is ingevuld, wordt als ontvangen bericht in het ticket geplaatst.

Dit geeft ons het volgende resultaat. De aankoopdatum en het model dat door onze klant is ingevuld in de Typeform, worden netjes ingevuld in het custom field.

JSON voor de 'Make an API Calls'

Voor het aanmaken van een ticket, gebruik het endpoint tickets.create, de methode POST en de volgende JSON. Deze JSON vul je aan waar nodig:

{  
"subject": "{{onderwerp}}",  
"customer": {    
     "type": "contact",   
     "id": "{{contact_id}}"  
     },  
"ticket_status_id": "{{status_id}}",  
"assignee": {   
     "type": "user",    
     "id": "{{user_id}}"
     },  
"description": "Ticket aangemaakt via de website"
}

‍

Voor het bijvoegen van het bericht aan het ticket, gebruik het endpoint tickets.importMessage, de methode POST en de volgende JSON. Deze JSON vul je aan waar nodig:

{  
"id": "{{ticket_id}}",
"body": "{{bericht}}",
"sent_by": {
     "type": "contact",
     "id": "{{contact_id}}"
     },
"sent_at": "{{formatDate({{datum}}; "YYYY-MM-DD")}}T{{formatDate({{datum}}; "HH:mm:ss")}}+00:00"
}

‍

Wil je graag hulp bij het opzetten van je Make scenario? Of even babbelen over de mogelijkheden van automatiseren? Neem contact op en we helpen je graag verder.