Wat kun je verwachten van een koppeling tussen WhatsApp en Teamleader Focus?
De populairste berichtenapp combineren met een populaire work management tool is een afweging tussen automatisering en gebruiksgemak. Er bestaat geen directe integratie tussen beide tools, noch beschikt Teamleader Focus over een chat-interface. De wens om vanuit Teamleader Focus te chatten met klanten kunnen we dus al meteen in de ijskast zetten, echter betekent dat niet dat we helemaal geen koppeling kunnen maken. In tegendeel! In dit artikel gaan we verder in op de technische kant van het verhaal en de mogelijkheden van een automatisering via Make.
WhatsApp Business versus WhatsApp Business API
Iedereen kent wel de standaard WhatsApp versie voor consumenten, waar ons persoonlijke nummer aan gekoppeld is. De standaard versie is niet mogelijk om te koppelen. Maar er bestaat er ook een professionele versie: WhatsApp Business. Bedrijven uit allerlei sectoren gebruiken deze versie voor hun B2C communicatie. Je hebt wellicht al een keer via WhatsApp gecommuniceerd met een bedrijf.
Bij WhatsApp Business maken bedrijven niet persoonlijke titel een account, maar op naam van het bedrijf. Dat is natuurlijk logisch, maar er zitten een aantal voordelen aan een WhatsApp Business account. Zo kunnen bedrijven advertenties aanmaken, automatische berichten instellen, een catalogus van producten aanmaken en een bedrijfsprofiel instellen inclusief bedrijfsnaam, adres, website en openingstijden.
Daarnaast kunnen bedrijven kunnen de WhatsApp Business API (application programming interface) gebruiken om hun communicatie met klanten op schaal te automatiseren en te integreren met hun CRM-systemen of andere klantendiensten. Dit gebeurt programmatisch, er is dus geen chatomgeving beschikbaar waarin je berichten kunt lezen en typen.
Wat heb je nodig om WhatsApp te koppelen aan Teamleader Focus?
Om via de API (application programming interface) van WhatsApp berichten te versturen, dienen we een over een aantal zaken te beschikken:
- Een vrij telefoonnummer
- Een Meta Developer account (Of maak gebruik van Twilio)
- Een Teamleader Focus account
- Een Make account
Vrij telefoonnummer
Het telefoonnummer dat aan de WhatsApp Cloud API gekoppeld wordt, mag niet in gebruik zijn bij een andere versie van WhatApp. Dat betekent dat je een nieuw telefoonnummer moet aanschaffen, of een telefoonnummer moet loskoppelen van een bestaand WhatsApp account.
Meta Developer Account
Een Meta Developer account is noodzakelijk om toegang te krijgen tot de WhatsApp Business API. Op de developer website van Meta een account in te loggen met je Facebookaccount, kun je toegang krijgen tot de development-omgeving. Daar kun je rechtstreeks een App aanmaken die je gebruikt in de koppeling met de API.
Werk je met een Meta Developer Account en Make? Dan kun je het beste dit stappenplan volgen: https://www.make.com/en/help/apps/communication/whatsapp-business-cloud
Veiligheidseisen en restricties van WhatsApp Business API
Om misbruik en spam te voorkomen heeft WhatsApp beperkte mogelijkheden toegekend aan API-gebruikers. De WhatsApp API werkt op basis van het opt-in principe: Je moet expliciete toestemming van de ontvanger hebben om een bericht te sturen. Dit moet je opgeslagen en klaar hebben liggen om te verstrekken als WhatsApp of relevante regelgevende instanties daarom vragen. Houd verder rekening met de volgende restricties:
- Je kunt als nieuw bericht alleen een templatebericht versturen, pas wanneer de ontvanger hier op antwoord kun je een vrij bericht sturen.
- Wanner een ontvanger antwoord of een eerste bericht stuurt, heb je maximaal 24 uur de tijd om een vrij bericht te sturen, daarna kun je alleen een templatebericht sturen.
- Verzenden van (template)berichten naar meerdere individuen is mogelijk, maar een (template)bericht sturen naar een groep is niet mogelijk.
- Berichten mogen niet gebruikt worden voor promotionele doeleinden.
Wat is een templatebericht?
Een templatebericht (of sjabloon) in de context van de WhatsApp Business API is een vooraf goedgekeurd bericht, dat een bedrijf kan gebruiken om berichten te sturen naar klanten. Dit type bericht wordt vooral gebruikt voor transactionele of servicegerelateerde meldingen, zoals orderbevestigingen, verzendupdates, of afspraakherinneringen.
Templateberichten moeten voldoen aan strikte eisen, je mag geen marketing-, verkoop- of ongevraagde promotie-inhoud verzenden en de inhoud dient goedgekeurd te worden door WhatsApp. Je kunt wel gebruik maken van placeholders, die je dynamisch kunt invullen. Bijvoorbeeld:
Hallo {{1}}, je bestelling #{{2}} is verzonden en zal aankomen op {{3}}.
De parameters 1, 2 en 3 vul je programmatisch in met de naam van de klant, het bestelnummer en datum van levering.
Wat mogelijk is met de WhatsApp Business API en Teamleader Focus
De templateberichten vormen een goede basis om een gesprek met je klant te starten. Door het gebruik van placeholders kun je een standaardtekst toch persoonlijk en relevant maken. In combinatie met Teamleader Focus, kun je op basis van de WhatsApp Business API toch berichten versturen en gegevens ophalen. Hier zijn enkele voorbeelden.
1. Een bericht sturen na een gebeurtenis in Teamleader
Denk aan gebeurtenissen zoals het toevoegen van een contact of bedrijf, het aanmaken van een deal of project, het verplaatsen van een deal naar een andere fase, het inplannen van een afspraak of call, het inboeken of verzenden van een factuur… Elke gebeurtenis die in Teamleader Focus plaatsvindt kan opgevangen worden in Make, waar we vervolgens een actie kunnen koppelen. Een (template)bericht sturen bij een van de bovenstaande gebeurtenissen? Ja, zeker mogelijk!
Veel voorkomende berichten zijn 'transactionele berichten', zoals:
- Orderbevestigingen
- Verzendbevestigingen
- Afleverbevestigingen
- Betaalherinneringen
- Factuurmeldingen
- Afspraakbevestigingen
- Afspraakherinneringen
2. Een contact toeven aan Teamleader Focus wanneer een nieuwe klant een bericht stuurt
Op basis van inkomende berichten kun je het telefoonnummer en de profielnaam van de klant automatisch toevoegen als nieuw contact in Teamleader Focus. In Make kun je zelfs een controle uitvoeren of het contact al bestaat, zodat alleen onbekende contacten worden toegevoegd. Je kunt nog een stap verder gaan en het WhatsApp bericht toevoegen als opmerking of als notitie in de activity log van het contact.
Kosten van WhatsApp Business API
WhatsApp rekent kosten op basis van gesprekken (conversaties). Een gesprek begint zodra een bericht van jouw bedrijf aan een klant wordt afgeleverd en duurt 24 uur. Binnen die periode van 24 uur kun je onbeperkt berichten sturen zonder extra kosten. Na die periode begint een nieuw gesprek als je weer een bericht stuurt.
Er zijn twee soorten gesprekken:
- User-Initiated Conversations:
Dit gebeurt wanneer een klant jou als eerste een bericht stuurt. Jij kunt dan gratis reageren binnen het 24-uursvenster.
- Business-Initiated Conversations:
Dit zijn gesprekken waarbij jij de klant als eerste een bericht stuurt, bijvoorbeeld met een templatebericht.
De kosten variëren per land en kunnen ook verschillen tussen user-initiated en business-initiated gesprekken. Meta heeft niet één vast tarief voor elk land; in plaats daarvan zijn de prijzen afhankelijk van de marktsituatie in verschillende regio’s. De gemiddelde kosten voor een gesprek kunnen variëren van $0.01 tot $0.15 per gesprek, afhankelijk van het land waar de klant zich bevindt.
Wel krijg je per maand een aantal gratis conversaties, momenteel zijn dat er 1000.
Conclusie
Kun je WhatsApp koppelen aan Teamleader Focus? Ja, maar Teamleader Focus beschikt niet over een chat-interface, dus een conversatie voeren vanuit Teamleader Focus is niet mogelijk. Ook kun je niet zomaar een vrij bericht sturen naar klanten, hoewel een templatebericht misschien uitkomst brengt.
Als je toch aspecten van je workflow wilt automatiseren via de WhatsApp Business API, zoals het versturen van een templatebericht of het toevoegen van contacten, kun je een vrij telefoonnummer gebruiken om een WhatsApp Business Account te starten en via Make te koppelen.
De WhatsApp Business API heeft echter geen chatfunctie omdat alle conversaties programmatisch worden verwerkt, wat je kunt oplossen door te kiezen voor een chatapplicatie van een derde partij zoals Twilio. Op die manier kun je automatische acties uitvoeren via de API en gelijktijdig inkomende berichten verwerken via een automatisering.
